La gestion de documents en papier est rarement une partie de plaisir pour une entreprise. Le processus consomme beaucoup de temps, et est donc relativement coûteux. Face à cette situation, la dématérialisation résonne donc aujourd’hui comme une évidence, notamment dans un projet de transformation numérique.
Les problématiques de la gestion de documents papier pour une entreprise
Qu’il s’agisse de la collecte, du stockage, de l’organisation ou du suivi, la gestion de documents papier pose aujourd’hui un certain nombre de problématiques en termes d’efficacité et de durabilité.
L’un des problèmes les plus courants (au-delà de l’investissement en temps considérable) est le manque d’organisation. Sans un système de gestion adéquat, retrouver des documents spécifiques peut vite devenir un enfer…et entraîner une perte d’efficacité, avoir des conséquences juridiques, etc.
Niveau sécurité, les documents papier sont clairement vulnérables. Vol, perte, dégâts des eaux ou incendies, sans des mesures de sécurité appropriées, les informations sensibles peuvent facilement être mises en danger.
Enfin, gérer du papier est en réalité assez coûteux. Entre le coût du papier lui-même, les frais d’impression et de stockage, et le temps passé à gérer ces documents, les coûts peuvent rapidement monter.
En plein contexte de transformation numérique, de nombreuses entreprises cherchent donc à passer à la GED.
Des enjeux de sécurité, de conformité et d’amélioration de la productivité
Si le passage du papier au digital offre de nombreux avantages, il nécessite néanmoins une compréhension approfondie des aspects « négatifs » qu’implique cette transformation.
Parmi les principales problématiques on trouve les questions de sécurité et de conformité. Les documents numériques doivent être stockés en toute sécurité pour éviter toute perte ou tout accès non autorisé. Et les entreprises doivent également se conformer à diverses réglementations en matière de protection des données et de confidentialité.
Toutefois, malgré ces défis, le rapport avantages/inconvénients penche généreusement en faveur de la « démat’ », qui offre de nombreuses opportunités pour améliorer l’efficacité et la productivité des employés.
Exemple : la signature électronique. Une méthode qui permet d’approuver et de valider des documents numériques (comme des contrats commerciaux) de manière rapide et sécurisée. Pour une entreprise qui gère de très nombreux documents administratifs, l’impact sur la productivité globale de l’entreprise peut être réellement significatif !
Les possibilités offertes par cette transformation
Vous l’aurez compris, la dématérialisation et la signature électronique offrent de nombreuses possibilités pour les entreprises. Parmi les plus évidentes, on peut donc (re)citer :
- l’accélération de la signature de documents administratifs et commerciaux (voir plus haut).
- la facilité d’accès aux documents. Les documents numériques peuvent être stockés sur des serveurs ou dans le cloud, ce qui permet d’y accéder de n’importe où, n’importe quand. Particulièrement utile pour les entreprises dont les employés sont répartis sur plusieurs sites ou qui travaillent à distance.
- une sécurité accrue avec des documents qui peuvent être cryptés et authentifiés, ce qui réduit les risques de fraude et de falsification. De de nombreux pays reconnaissent légalement ce type de documents, ce qui renforce leur validité et leur fiabilité.
Dématérialisation et signature électronique : quelques cas d’usages concrets
Il existe bien évidemment de nombreux exemples d’entreprises qui utilisent aujourd’hui la dématérialisation et la signature électronique, puisqu’elle concerne finalement tous types d’organisations.
Par exemple, une entreprise de services financiers peut réduire de plusieurs jours à quelques minutes le temps nécessaire pour signer ses contrats clients, grâce à la signature électronique…et améliorer par ricochet la satisfaction des clients.
Un hôpital peut dématérialiser ses dossiers patients et permettre aux médecins d’accéder aux informations souhaitées de manière plus rapide et plus efficace, et ainsi améliorer la qualité des soins. Sans boulier les économies réalisables en termes de coûts de stockage et de gestion des documents papier…une aubaine dans le contexte hospitalier du moment.
On peut également penser aux transporteurs/logisitciens qui peuvent utiliser la signature électronique pour accélérer le processus d’approbation des documents d’expédition, et réduire les délais de livraison.
Quelle(s) plateforme(s) utiliser ?
Côté outil, la plupart des plateformes du marché offrent un espace sécurisé pour le stockage et la gestion des documents numériques et proposent une fonctionnalité de signature électronique.
Parmi les acteurs français, on peut notamment citer LegalySpace qui s’adresse aux services RH et commerciaux, d’entreprises du secteur de la sécurité, de l’hôtellerie, de la propreté, ou encore de l’aide à la personne, et qui est particulièrement appréciée pour sa fiabilité et sa facilité d’utilisation.
En conclusion, la dématérialisation et la signature électronique sont des outils indispensables pour toute entreprise qui souhaite accélérer sa transformation numérique, et notamment son pilotage par la donnée. Cependant, pour tirer pleinement parti de ces technologies, il faut être conscient des défis qu’elles impliquent, surtout en matière de sécurité et de conformité. Mais soyons clairs, si la transformation numérique est un voyage, alors on peut considérer la dématérialisation et la signature électronique comme des étapes clés 😉 !