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Comment améliorer les démarches et l’accès aux informations pour les employés ?

par | 5 juillet 2021 | Accompagnement

Comment améliorer les démarches et l'accès aux informations pour les employés

L’amélioration des démarches et l’accès aux informations pour les employés est un sujet clé en entreprise. Il est en effet aujourd’hui primordial pour les collaborateurs de voir leur travail facilité par la mise en place d’outils divers. Portail agents, portail RH, moteur de recherche interne… Des solutions existent pour améliorer le quotidien des salariés.

Le capital humain : facteur de réussite des entreprises

Le capital humain occupe un rôle de plus en plus fondamental au sein des entreprises. Il est d’ailleurs aujourd’hui mis en avant comme un levier de valeur par de nombreux cabinets de conseil. Le capital humain comprend la totalité du savoir-faire contenu dans une entreprise. De lui dépendent de nombreux facteurs de réussite : l’innovation, la compétitivité, l’adaptabilité au changement… Et il faut dire qu’avec l’essor d’outils et de machines toujours plus complexes, les connaissances des employés sont plus que jamais valorisées. Impossible, en effet, d’obtenir un quelconque retour sur investissement technologique si les collaborateurs ne sont pas capables d’utiliser le matériel.

Si le capital humain occupe une place si importante aujourd’hui, c’est parce qu’il est généré de manière individuelle. Ainsi constate-t-on à quel point le potentiel de chaque salarié est unique et non interchangeable. Chaque employé possède des compétences et une expérience qui lui sont propres, des capacités et des talents qu’il emmènera avec lui en quittant l’entreprise. Certes il demeure toujours possible de former de nouveaux talents, mais les compétences acquises n’appartiennent pour autant jamais à l’entreprise. Pour les ressources humaines, tout l’enjeu consiste donc à développer et à retenir le capital humain sur le long terme, à travers un accompagnement sur-mesure et une analyse en profondeur des besoins de chacun. Et il ne fait nul doute que l’amélioration des démarches et de l’accès aux informations contribue pleinement à retenir les équipes, à les motiver et à en tirer des performances toujours en évolution.

Faciliter les démarches pour améliorer le capital humain d’une entreprise

Améliorer les démarches et l’accès aux informations pour les employés représente l’un des points essentiels à travailler pour les entreprises souhaitant valoriser leur capital humain. Optimiser l’accès à des informations fiables et transparentes est essentiel pour booster les performances d’une entreprise, mais aussi améliorer les expériences employé et client, généralement intimement liées. L’amélioration des démarches et de l’accès aux informations a de nombreux effets positifs :

  • Une meilleure productivité de la part des employés ;
  • Des performances boostées au quotidien grâce à un gain de temps non négligeable ;
  • Une plus grande fidélité à l’entreprise de la part des collaborateurs ;
  • Une meilleure satisfaction client et salarié ;
  • Davantage d’innovation et de créativité ;
  • Des recrutements de talents facilités ;
  • Une accélération significative de la transformation ;
  • Une meilleure profitabilité ;
  • Une meilleure perception de la marque ou de l’entreprise ;
  • Etc.


Bonne nouvelle : parce que de nombreux facteurs influent sur l’expérience des employés, les leviers d’amélioration sont eux aussi multiples. Ils passeront notamment par les techniques de management, mais aussi par les relations entre collègues, l’amélioration des démarches au quotidien, l’organisation, la simplification de l’accès aux informations, etc. Le recours aux outils technologiques s’avère dès lors indispensable, en particulier pour les collaborateurs dont la plupart des tâches s’effectuent sur un support informatique et pour les employés en télétravail.

Des démarches RH facilitées grâce à des outils dédiés

Premier point sur lequel se concentrer pour améliorer les démarches et l’accès aux informations pour les employés : les ressources humaines. La mise en place d’un portail RH en interne, par exemple, aura pour objectif de centraliser l’accès aux démarches pour les employés. Le portail RH permet non seulement de recentrer les employés sur des actions à plus forte valeur ajoutée, mais aussi d’améliorer leur expérience grâce à un accès simple et transparent. Quant aux directions de ressources humaines, elles profiteront elles aussi d’informations centralisées et plus facilement accessibles. Les espaces et portails RH internes sont aussi bien utilisés dans le secteur public (portail agents) que privé (portail employés).
Les avantages de la mise en place d’un tel portail sont multiples :

  • Gain de temps sur les démarches RH pour les employés ;
  • Accès aux informations plus fiable et plus rapide ;
  • Réduction du risque d’erreurs grâce à des informations fiables et transparentes ;
  • Réduction du volume du travail administratif ;
  • Meilleure traçabilité des informations ;
  • Etc.

Un meilleur accès à l’information en entreprise

D’autres outils informatiques permettent aux entreprises d’améliorer les démarches et l’accès aux informations pour les employés. Ce sera notamment le cas d’une FAQ (Foire aux Questions) qui permettra de répondre aux questions les plus fréquemment posées sans avoir à passer par la case ressources humaines. Les FAQ sont particulièrement utiles dans l’accompagnement des nouvelles recrues et ont l’avantage de pouvoir être régulièrement mises à jour. Sur le même modèle, l’intégration d’un chatbot permettra de fluidifier l’accès aux informations des collaborateurs en automatisant les réponses à certaines questions et en accompagnant les nouveaux talents. Le chatbot possède l’avantage d’automatiser les tâches simples et répétitives grâce à son intelligence artificielle, et de permettre aux équipes RH de se focaliser sur des opérations à forte valeur ajoutée.
Autre solution pour fluidifier les démarches et l’accès aux informations : la mise en place d’un moteur de recherche interne. Plus poussé que n’importe quel chatbot et que n’importe quelle FAQ, le moteur de recherche se base sur les mots-clés pour retrouver les informations recherchées. Si les moteurs de recherche utilisés en interne doivent être simples, intuitifs et exhaustifs pour être vraiment adoptés, les avantages sont nombreux :

  • Un gain de temps précieux lors des recherches d’informations : un employé passe en moyenne 30 % de son temps de travail à rechercher des informations.
  • Une meilleure intégration des collaborateurs : les nouvelles recrues peuvent accéder facilement et rapidement à de multiples informations à travers une simple recherche.
  • L’accès à une base de connaissances fiable, riche et transparente : le moteur de recherche utilisera des mots-clés pour rechercher l’information dans la totalité des archives de l’entreprise.

D’autres outils comme la mise en place d’un réseau social d’entreprise, comme un logiciel de gestion documentaire ou encore comme une plateforme collaborative pourront également contribuer à améliorer les démarches, le partage et l’accès aux informations pour les employés d’une entreprise.