Le cadrage, dans les projets informatiques, joue un rôle essentiel pour garantir leur réussite. Il implique de fixer des attentes réalistes pour le projet et de déterminer ce qui est nécessaire en termes de périmètre, budget, d’exigences et de ressources. Il s’agit également, pour le chef de projet IT, de prévoir et comprendre les risques associés au projet, ainsi que les défis potentiels qui peuvent se présenter. Une étape essentielle de tout projet informatique qui ne doit pas être négligée.
Les différentes phases des projets informatiques : cadrage, lancement, mise en œuvre, clôture, évaluation.
La phase de cadrage du projet informatique est la toute première étape d’un projet. Elle permet de définir les exigences du projet et d’en délimiter le périmètre, afin de définir les produits livrables, ainsi que les étapes clés.
Elle est suivie par le lancement du projet, au cours duquel les parties prenantes sont informées du projet à venir et où la planification initiale a lieu.
La phase de mise en œuvre correspond à la réalisation effective du projet. Les ressources sont affectées, les tâches sont planifiées et le projet est exécuté.
Enfin, la phase de clôture correspond à la fin du projet. Elle est suivie d’une évaluation du projet, soit par un examen final, soit par un examen après action.
Raisons de l’importance de la phase de cadrage et de sélection de la solution
La phase de cadrage et de sélection des solutions est cruciale pour la réussite d’un projet. Il ne s’agit pas seulement de sélectionner une solution qui fonctionne pour votre organisation, mais aussi de sélectionner la bonne solution qui résout votre problème.
Cela permet de s’assurer que le projet est sur la bonne voie et a de grandes chances de réussir. C’est pourquoi il est important de :
- Comprendre les exigences et la portée du projet, première étape essentielle de tout projet informatique ;
- Identifier les risques et les défis du projet ;
- Définir les critères de réussite et les indicateurs clés de performance (KPI), en fixant des attentes réalistes pour le projet ;
- Déterminer ce qui est nécessaire en termes de périmètre, budget, exigences et ressources.
La gouvernance du projet est essentielle à sa réussite.
La gouvernance du projet est essentielle à sa réussite. La gouvernance du projet est un aspect essentiel de tout projet. Elle garantit que le projet est géré de manière structurée, avec des objectifs et des résultats clairs, et qu’il est sur la bonne voie. Il est important que la gouvernance du projet soit bien définie et documentée. Pour ce faire, voici quelques exemples de question à vous poser :
- Quelle est la valeur commerciale du projet ? Pourquoi le projet est-il réalisé ? C’est le premier aspect de la gouvernance du projet qui doit être clairement défini.
- Qui sont les parties prenantes impliquées dans le projet ? Et quels sont leurs rôles ?
- Quelle est la méthodologie de gestion de projet utilisée ? Cette dernière doit être clairement définie dès le début du projet.
Les avantages du soutien de consultants externes pour un cadrage de projet réussi
La phase de cadrage et de sélection des solutions peut être difficile pour de nombreuses raisons. Il s’agit d’une phase cruciale du projet informatique, car elle déterminera la réussite ou l’échec du projet. Le soutien de consultants externes dans cette phase peut être utile de plusieurs façons.
- Les consultants externes ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour vous guider dans le processus d’évaluation d’un projet ;
- Ils savent comment poser les bonnes questions et ils peuvent vous aider à comprendre les risques associés au projet et les défis potentiels qui peuvent survenir ;
- Ils disposent des ressources adéquates pour soutenir votre organisation dans la phase de cadrage et de sélection de la solution ;
- Ils disposent d’experts dans divers domaines et peuvent vous aider à sélectionner la bonne solution pour résoudre votre problème, en fonction de vos besoins métiers…
Tout comme l’on trouve des sociétés de conseil spécialisées dans le BTP ou la performance financière, il existe également des cabinets de conseil en gestion de projets dont les consultants sont particulièrement prisés pour accompagner les entreprises autour de ces enjeux de cadrage, d’aide au choix, d’AMOA…
La prise de conscience croissante du rôle de la communication
Dernier point, dans les projets IT, un élément tout aussi fondamental que la phase de cadrage est parfois sous-estimée : la communication. En effet, la prise de conscience du rôle de la communication est devenue une nouvelle compétence attendue au sein des équipes projets. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle de plus en plus d’ESN intègrent la communication dans leur accompagnement projet.
Communication : un pilier essentiel
La communication dans un projet IT ne se résume pas à de simples échanges de mails ou de réunions ponctuelles. Il s’agit de diffuser le bon niveau d’information aux bons interlocuteurs. Cela implique une compréhension fine des rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe, ainsi que des parties prenantes externes.
Par exemple, les RSI doivent non seulement comprendre les besoins techniques, mais aussi savoir comment ces besoins s’alignent avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. De leur côté, les utilisateurs finaux doivent être informés des changements à venir et formés pour les adopter efficacement.
Engagement et motivation des équipes
Une communication efficace va également de pair avec l’engagement des équipes. Pour réussir, il est crucial d’impliquer les collaborateurs dès les premières phases du projet.
Cette implication ne se limite pas à leur présence lors des réunions (d’autant plus lorsque chacun a la tête dans son PC), mais comprend également la prise en compte de leurs retours et suggestions.
Ainsi, les équipes se sentent valorisées et investies dans le projet, ce qui augmente leur motivation et leur productivité.
Diffuser l’information de manière stratégique
Il est également essentiel de diffuser l’information de manière stratégique.
Toutes les informations ne sont pas bonnes à partager avec tout le monde, et il est important de doser ce qui est communiqué selon les besoins et les attentes de chaque groupe.
Par exemple, les détails techniques seront plus pertinents pour les développeurs et les ingénieurs, tandis que les aspects financiers et les impacts sur les processus métiers seront prioritaires pour les dirigeants et les responsables opérationnels.
Les nouvelles compétences de communication
Avec cette prise de conscience croissante, de nouvelles compétences en communication sont désormais indispensables pour les chefs de projet et les équipes IT :
- L’écoute active : savoir entendre et comprendre les besoins et préoccupations des différents acteurs.
- La clarté et la concision : être capable d’expliquer des concepts complexes de manière simple et compréhensible.
- L’adaptabilité : savoir ajuster son discours en fonction de l’interlocuteur, qu’il s’agisse d’un technicien, d’un utilisateur métier ou d’un dirigeant.
- La gestion des conflits : anticiper et résoudre les malentendus ou désaccords avant qu’ils ne nuisent au projet.
Le cadrage est la toute première phase d’un projet informatique. Il est important de la mener à bien car elle déterminera la réussite ou l’échec du projet. On ne soulignera jamais assez l’importance d’une phase de cadrage solide pour un cadrage réussi. Fixer des attentes réalistes, définir les critères de réussite et les indicateurs clés de performance, identifier les risques et les défis du projet et déterminer ce qui est nécessaire en termes de budget, d’exigences et de ressources sont des éléments cruciaux pour la réussite d’un projet. Le soutien de consultants externes peut vous aider à bien définir la portée d’un projet. Ils ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour vous guider tout au long du processus de cadrage, et disposent des ressources adéquates pour soutenir votre organisation durant cette phase.